Prawidłowe udokumentowanie usług ma na celu wyeliminowanie lub maksymalne ograniczenie ryzyk podatkowych związanych z transakcjami realizowanymi pomiędzy podmiotami powiązanymi. Kwestie dotyczące świadczenia bądź nabywania tzw. usług doradczych często stwarzają podatnikom sporo problemu. Poniżej wskazano główne zagadnienia związane z usługami, a w szczególności usługami doradczymi, które stają się coraz bardziej popularne w rozwijającym się obrocie gospodarczym.
Komplikacje związane z szeroko pojętym zagadnieniem usług doradczych wiążą się przede wszystkim z następującymi kwestiami:
- wyceną usług doradczych,
- właściwym udokumentowaniem realizowanych usług.
Prawidłowe udokumentowanie usług należy z kolei rozpatrywać w następujących obszarach:
– możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu,
– zasadność odliczenia podatku VAT naliczonego,
– wysokość wynagrodzenia w ramach przepisów dot. cen transferowych.
Ocena zasadności zaliczenia wydatku na zakup usług niematerialnych do kosztów podatkowych powinna obejmować analizę relacji pomiędzy racjonalnie oczekiwanymi korzyściami usługobiorcy a poniesionymi kosztami. Innymi słowy, aby uznać warunki transakcji za rynkowe i zakwalifikować dany wydatek do kosztów podatkowych musi on:
– po pierwsze, mieć swoje uzasadnienie ekonomiczne, tj. mieć związek z prowadzoną działalnością i osiąganymi przychodami,
– po drugie, być ustalony na poziomie ceny rynkowej.
Nie wszystkie jednak wydatki poniesione przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą podlegać będą odliczeniu od osiągniętych w danym roku przychodów. Wydatek będzie bowiem kosztem podatkowym jedynie wtedy, gdy pomiędzy nim a przychodem zachodzić będzie określony związek przyczynowo – skutkowy. Przy czym związek ten nie musi mieć bezpośredniego (wyraźnego) charakteru.
Wydatki (koszty) podlegają ocenie nie tylko pod kątem tego, za jaką cenę niezależny podmiot kupiłby od innego podmiotu usługi o określonym charakterze, ale przede wszystkim pod kątem tego, czy niezależny podmiot w ogóle kupiłby takie usługi (czy pomiędzy wydatkami na te usługi a przychodami niezależnego podmiotu istnieje związek przyczynowo – skutkowy).
Z dowodów uzasadniających zaliczenie spornego wydatku do kosztów podatkowych powinno wynikać, jakich konkretnie kosztów wydatki te dotyczą, z jakimi konkretnie usługami są związane, kto je wykonał, kiedy, w jakim zakresie. Dopiero takie dowody pozwalają bowiem na ocenę, czy niezależny podmiot kupiłby tego rodzaju usługi oraz za jaką cenę.
Z orzecznictwa sądowo-administracyjnego wynika również, że faktura nie stanowi wystarczającego dowodu potwierdzającego wykonanie usługi (sygn. akt I SA/Wr 916/11). Działania konsultingowe (doradcze) mogą mieć różną formę, a ich wymierne skutki mogą zaistnieć w odległym czasie. Zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów musi opierać się na konkretnych zdarzeniach, choćby np. poprzez wskazanie rodzaju podjętych działań; sam fakt zawarcia umowy i wypłata wynagrodzenia oraz ogólne stwierdzenie, że zostały poszerzone kontakty handlowe – nie są dowodem na osiągnięcie przychodu nawet w przyszłości (sygn. akt l SA/Sz 2487/2002).
Po wykonanej usłudze doradczej nie pozostaje często w przedsiębiorstwie ślad. Usługi takie często przybierają postać spotkań, telefonicznych konsultacji, e-maili, faksów czy przekazywanych w e-mailach opinii. Wszystko to sprawia, że uwidocznienie efektu zawartej umowy o usługi doradcze jest wyjątkowo trudne. Oznacza to dla korzystającego z tych usług ryzyko podatkowe.
Mając na uwadze powyższe, faktury za usługi doradcze mogą zatem zostać uznane przez władze skarbowe za niewystarczające dowody wykonania tych usług.
Orzecznictwo WSA i NSA we wskazanej tematyce, mimo iż niekiedy starszej daty, w świetle przepisów obowiązujących od 2019 roku jest wciąż aktualne. Mechanizmy wdrożone w znowelizowanych od 2019 roku przepisach dotyczących cen transferowych, w zakresie tzw. recharakteryzacji transakcji, czyli uznanie, że transakcja w danych warunkach nie zostałaby zrealizowana przez podmioty niepowiązane lub zostałaby przez nie zrealizowana inna transakcja będzie skutkować możliwością wykluczenia całej transakcji z kosztów uzyskania przychodu lub oszacowania przychodu, bez analizowania ceny transakcji.
Podsumowując, w przypadku usług doradczych podatnicy powinni nie tylko koncentrować się na wykazaniu rynkowości ceny transakcji, lecz również na sporządzeniu uzasadnień ekonomicznych i gospodarczych potwierdzających zasadność zrealizowania transakcji (na określonych warunkach, w określony sposób). Odpowiednio sporządzone uzasadnienie realizacji transakcji jest elementem mającym niewątpliwą wartość niwelującą ryzyko podatkowe w zakresie szeroko pojętych usług doradczych, jako dopełnienie wyceny rynkowej tych świadczeń.
